Canvi de catàleg de la biblioteca de l'IE Costa i Llobera

Al mes de maig de 2009, a la biblioteca de l'IE Costa i Llobera comptàvem amb prop de 34.000 documents, i per a gestionar-los utilitzàvem el Pèrgam (en la seva primera versió). 

El programa no tenia capacitat de gestionar una col·lecció tan gran i, a més de la lentitud, algunes característiques obsoletes del mateix feien recomanable un canvi del programari, així que es va decidir substituir-lo i apostar per l'Absys.edu (un programa d’entorn web per a biblioteques escolars que permet parametritzar tota una sèrie de serveis per a cada biblioteca), factor que anava unit a entrar dins la Xarxa de Biblioteques Escolars (Bibes), coordinada per la Biblioteca Artur Martorell (BAM).

El primer pas per al canvi de catàleg va ser la migració de dades del programa antic al nou. Del total dels 34.000 registres migrats, 16.000 ja es trobaven catalogats al catàleg de la Xarxa de Biblioteques Escolars, mentre que els altres 18.000 no s'hi trobaven. 

Amb el grup de 16.000 registres tan sols havíem de canviar-ne el codi de barres i la signatura (vam aprofitar per organitzar de manera diferent la biblioteca, en la qual fins llavors els teixells dels llibres de literatura infantil i juvenil venien donats pel títol i no per l'autor); però el grup de 18.000 registres comportava més feina. Teníem aquest grup “migcatalogat”, ja que conservàvem les catalogacions originals del Pèrgam, però feia falta ampliar aquestes catalogacions (per exemple ampliant i acotant matèries) i adaptar tots els detalls  al nou protocol.

El traspàs de catàleg va començar el mes de juny de 2010. Inicialment amb un equip format per 4 persones (amb hores de dedicació variables) i amb l'ajuda de les exbibliotecàries de l'escola, vam arribar al 15 de juliol amb 5.200 registres catalogats.

En tornar al setembre, vam esperar un mes a reiniciar els préstecs a les classes per a    poder centrar-nos al 100% en el traspàs. D'aquesta manera a finals de mes de setembre teníem entrats 8.650 llibres.

A partir d'aquí el ritme de registres traspassats va decréixer. Primer pel reinicii dels préstecs i del dia a dia de la biblioteca, que impedia que la dedicació al canvi de catàleg fos tan completa com al principi del procés. Així finalitzat el primer trimestre, teníem 14.000 registres catalogats. 

La desacceleració de registres traspassats encara es va acusar més quan al gener l'equip de treball es va veure disminuït amb dues persones menys (que s'havien incorporat a partir d'un Pla d'Ocupació Estatal). A final de curs 2010/2011, el 15 de juliol comptàvem amb 21.336 registres entrats. 

Al setembre de 2011 seguíem dedicant bona part del temps de treball al canvi de catàleg, però el ritme era un altre, i ens permetia poc a poc tornar a un dia a dia més corrent a una biblioteca escolar. Al mes de maig de 2012, vam donar per acabada la transició, amb un total de 25.220 registres. És un nombre de registres inferior als 34.000 registres que teníem al Pèrgam, ja que vam aprofitar el procés per esporgar el fons de la biblioteca, aprofitant que els llibres havien de passar per les nostres mans d'un en un.

El nou catàleg ens ha permès sobretot guanyar temps: les consultes, la catalogació i el préstec es fa d’una manera més ràpida. L'OPAC per als usuaris també és més ràpid, i a més, amplia les possibilitats en les cerques: els enllaços en els camps d'autors i de matèria permeten relacionar i redirigir amb molta més facilitat cap a la cerca d'altres documents, la cerca per paraula clau funciona, permet ordenar els resultats d'una cerca... La interfície de treball del programa també és més amigable (tret de l'apartat d'estadístiques, un pèl més enrevessat).

El canvi també ha servit per poder comptar amb un assessorament més directe i complert. És cert que en el catàleg col·lectiu de l'Artur Martorell cada llibre només té un registre bibliogràfic, que comparteixen tots els centres adscrits, per la qual cosa ens redueix el grau de personalització dels registres, però també és cert que s'aconsegueix que les diferents escoles segueixin el mateix patró en la catalogació dels llibres, i per tant cada registre només cal catalogar-lo un cop.

En resum, va ser una època de gran dedicació i esforç, però un pas necessari, i el resultat ha estat molt satisfactori.

Podeu llegir aquí l'article complet.

Xavier Graells (IE Costa i Llobera - Grup Bibliomèdia)